Préambule
Notre précédent bulletin d’information traitait de la terminologie de la maintenance.
Après cette acquisition de vocabulaire, nous vous proposons de développer ici la liste des documents techniques qu’un utilisateur (acquéreur, locataire ou preneur à bail dans le cadre d’un partenariat public-privé) doit recevoir de la part de son constructeur (promoteur ou bailleur) pour pouvoir « occuper » au mieux le bâtiment ou le patrimoine immobilier mis à sa disposition dans le cadre d’un bail ou d’un marché de partenariat.
Ainsi, l´importance de la documentation technique est telle que, dans les affaires internationales notamment militaires ou aéronautiques, elle devient une partie du contrat de commande au même titre que les matériels et fournitures. Dans tous les cas, c´est un élément essentiel du support d´après-vente que l´utilisateur attend de son fournisseur, et sur la qualité et complétude duquel pourront être fondés ses futurs choix d´exploitation.
De fait, si pour certains constructeurs l´élaboration d´une documentation technique complète peut paraître à priori coûteuse, son intérêt commercial d´une part et l´épreuve de vérité que la phase de la revue de projet impose d´autre part, amortiront rapidement cet investissement initial, sans compter les économies réalisées pour son service après-vente par la diminution des interventions dues à une fausse manœuvre de l’utilisateur ou à une maintenance défaillante de sa part.
Car si celui-ci accepte un bâtiment ou un équipement dont la documentation technique est insuffisante ou peu exploitable, il risque de pénaliser lourdement son bon fonctionnement et il sera bien avisé d’exiger la fourniture d´une documentation technique conforme à la norme NFX 60-200 (lire en note 1) pour limiter, le plus possible, la baisse des performances du bien concernée voire son indisponibilité.
L´unification du cadre de cette documentation par la norme doit permettre aux entités utilisatrices, publiques ou privées, une centralisation, une tenue à jour et une exploitation (classement, conservation, reproduction) plus aisées de celle-ci, et ce particulièrement quand la fonction maintenance est de plus en plus sous-traitée d´une part, et informatisée d´autre part.
OBJET ET DOMAINE D´APPLICATION DE LA NORME
La norme NFX 60-200 citée ci-dessus a pour objet de fixer une nomenclature et des règles générales pour la rédaction et la présentation des documents techniques remis par les constructeurs à leurs clients, en vue de leur préciser les conditions d´installation, de mise en service, d´utilisation et de maintenance des biens durables à usage industriel et professionnel, y compris les bâtiments.
1. Concept de « document technique utilisateur »
À la différence des documents techniques de fabrication ou commerciaux et publicitaires, les documents techniques à fournir à l´utilisateur sont destinés à lui apporter une aide efficace pour la mise en œuvre et la gestion du bien durable concerné par ces documents, c´est-à-dire principalement son utilisation conforme et l’optimisation de sa maintenance.
Cette documentation doit être conçue dans cette optique avec un certain nombre de conséquences telles que :
- Le découpage du bien en sous-ensembles, systèmes et sous-systèmes fonctionnels,
- La restructuration de la liasse des plans et notices en vue d´un redécoupage fonctionnel de conforme,
- L´adjonction à cette liasse des documents relatifs à l´utilisation et à la maintenance,
- La description des systèmes et sous-systèmes fonctionnels suivant des séquences d´exploitation prédéfinies,
- La description des opérations de maintenance selon des séquences fonctionnelles (exemples : gammes de maintenance préventive, procédure spécifique de démontage puis de remontage en maintenance curative),
- Les instructions de conduite particulières,
- Les instructions d’utilisation relatives à la sécurité,
De plus, l´élaboration des documents techniques utilisateurs doit tenir compte d´un certain nombre d´autres critères tels que :
1.1 Le profil de l´utilisateur :
Les documents doivent être conçus en fonction de l´utilisateur visé et du type d´usage prévu du bien concerné. C´est un point particulièrement important et sensible dans le cas de biens destinés à l´exportation.
Ils doivent être adaptés aux moyens techniques et personnels disponibles chez l´utilisateur en tenant compte des destinataires de chaque sorte de document : qualification, langue, outillage,… qui conditionnent la définition et la réussite de la politique de maintenance de l’utilisateur.
1.2 La politique de maintenance :
Les documents doivent être cohérents avec la formulation de la politique de maintenance. Cette politique, exprimée en terme d´objectifs, portera sur l´aptitude à la maintenance du bien, sur l´organisation de sa maintenance et les niveaux de maintenance associés (se référer à ce propos à notre précédent bulletin).
1.3 La complexité du bien concerné.
1.4 La réglementation :
Qui lui est applicable en phase d’exploitation.
Important : Constructeur et utilisateur doivent ensemble veiller à la conformité de l´ensemble des documents au bien effectivement livré.
2. L´identification des documents attachés à un bien, équipement, matériel ou pièce technique.
Cette identification est basée sur la désignation et la référence (lire en note 2). Il est important que désignation, référence et repères soient les mêmes dans tous les divers documents traitant de ce bien, équipement, matériel ou pièce technique. L’utilisation d’une BIM déclinée dans une GED est un gage de continuité, depuis la conception jusqu’à la modification en phase d’exploitation.
On peut classer les différents documents à remettre par le constructeur à l’utilisateur en deux grandes catégories :
2.1 Les documents de présentation destinés à l´information générale de l’utilisateur comme :
- La fiche signalétique,
- La fiche technique,
- Le schéma général de principe,
- Les plans d´ensemble.
2.2 Les documents d´exploitation et de maintenance:
Nécessaires à la mise en œuvre, la maintenance, à la gestion du bien accompagnant la livraison effective de celui-ci à l´utilisateur. On distinguera :
- Les plans détaillés,
- Les schémas fonctionnels et autres schémas,
- Les instructions d´installation,
- Les instructions d´utilisation,
- Les instructions de maintenance,
- Les consignes de sécurité particulières,
- Le catalogue des pièces détachées,
- Les instructions pour les modifications futures.
Dans le bâtiment, avec une classification comparable, on regroupe les documents sous d’autres dénominations telles que :
- DOE pour Dossier des Ouvrages Exécutés,
- DEM pour Documentation Entretien Maintenance et
- DIUO pour Dossier des Interventions Ultérieures sur Ouvrage.
3. Zoom sur les « instructions de maintenance »
Les instructions de maintenance doivent donner tous les renseignements techniques de description et de fonctionnement indispensables pour :
- Assurer la maintenance préventive, corrective et conditionnelle du bien.
- Permettre une étude de l´ensemble du matériel aussi détaillé que l´exige le concept de maintenance retenu par l´utilisateur.
- Lui permettre de mettre en œuvre l’organisation adéquate .
Les instructions de maintenance recouvrent des documents d´appellation très diverses, tels que : le guide de maintenance ou d´entretien et les manuels de réparation regroupant les procédures nécessaires où les directives sont présentées avec précision, dans l´ordre logique de succession des opérations.
Il est inutile de s´étendre sur la description des opérations qui ne présentent aucune particularité et que tout professionnel saura réaliser dans les règles de l’Art.
Par contre, il y a lieu d´insister sur les caractéristiques propres à certains travaux : danger d´accident, risque de détérioration du matériel,
d´incendie, d´explosion, précautions à prendre, précision requise, tolérances à respecter, conséquence possible d´un travail défectueux, etc..
4. Zoom sur les « instructions de sécurité »
En France, l´obligation de faire figurer certaines indications sur les documents délivrés à l´utilisateur est exprimée par l’article du Code du travail et le décret suivants : article R. 233-105 du code du travail (introduit par le décret du 15 juillet 1980).
« Chaque exemplaire de machine ou d´appareil doit être accompagné d´une notice d´instructions établies par le constructeur ou
l´importateur et indiquant les conditions de manutention, d´installation, d´utilisation et d´entretien et précisant les mesures d´hygiène et de sécurité à prendre lors de ces opérations.
Cette notice doit également comporter les plans et schémas nécessaires pour l´entretien et les vérifications techniques de la machine ou de l´appareil. Tous ces documents doivent être rédigés en français ».
5. Lignes directrices pour la préparation des contrats de maintenance
En cas de sous-traitance de la maintenance, l’utilisateur peut s’appuyer sur la norme NF EN 13.269 (lire en note 3) qui constitue un guide de préparation de contrats pour les opérations de maintenance.
Ce guide peut s’appliquer à la rédaction des relations contractuelles entre l’utilisateur, donneur d’ordres public ou privé, et le(s) prestataire(s) de services de maintenance pour l’ensemble des services de maintenance, y compris la planification, la gestion sur tous types de biens (lire en note 4).
Ce guide peut être aussi utilisé pour décrire les relations hiérarchiques et le partage des tâches entre un utilisateur donneur d’ordres et son propre service maintenance interne.
En tant qu’expert dans les domaines relevant de la maintenance, RLB-SQA est l’un des quelques cabinets qualifiés par l’OPQTECC pour réaliser ce type de mission globale et, à ce titre, est intervenu sur plus d’un tiers des opérations de Partenariats Publics Privés réalisées en France depuis le début du siècle.
Nos experts et consultants sont à votre disposition pour accompagner vos réflexions et structurer vos projets, alors n’hésitez pas, contactez-nous.
NOTE 4 : à l’exception des programmes informatiques, à moins que le logiciel ne doive être maintenu en même temps que l’équipement technique ou en fasse partie intégrante.